Hoe een virtueel assistent jou veel tijd (en dus geld) kan opleveren

Tegenwoordig is het heel populair om samen te werken met een virtueel assistent. In veel gevallen wordt de afkorting VA gebruikt voor de woordgroep ‘virtueel assistent’. Een virtueel assistent is eigenlijk een professional die op afstand ondersteuning biedt aan bedrijven, ondernemers of individuen. Een virtuele assistent kan je bijvoorbeeld helpen bij verschillende taken. Wat een virtuele assistent onderscheidt van andere assistenten is het feit dat deze assistent vanuit een externe locatie werkt, zoals een thuiskantoor bijvoorbeeld. Dit verschilt van andere assistenten, aangezien assistenten in de meeste gevallen fysiek aanwezig zijn op de locatie van de klant. Hieronder wordt uitgelegd hoe een virtuele assistent een ondernemer, bedrijf of individu kan helpen.

De taken agendabeheer en e-mailbeheer kunnen worden overgenomen

Een virtuele assistent kan verschillende taken overnemen. Een van de taken die een virtuele assistent over kan nemen is de taak agendabeheer. Een virtuele assistent kan bijvoorbeeld jouw agendabeheer overnemen door afspraken in te plannen, herinneringen te sturen of door vergaderingen te coördineren bijvoorbeeld. Wanneer je een visuele assistent benadert en inzet, bespaart dit automatisch kostbare tijd. Deze tijd kan je nu aan andere taken besteden in plaats van aan het organiseren van je schema en rooster. Daarnaast kan een virtuele assistent ook jouw inbox overnemen, aangezien e-mailbeheer in de meeste gevallen een tijdrovende taak is. Zo kan een virtuele assistent bijvoorbeeld jouw mail sorteren, jouw e-mails beantwoorden en filteren. Vaak markeert een virtuele assistent de belangrijkste e-mails voor jou en verwijdert de spam e-mails.

Denk ook aan de reisplanning en de administratieve taken bijvoorbeeld

Naast de agendabeheer en e-mailbeheer taken kan een visuele assistent nog veel meer andere taken overnemen. Zo kan een virtuele assistent bijvoorbeeld administratieve taken overnemen. In de meeste gevallen vinden werknemers en werkgevers administratieve taken saai en tijdrovend. Een virtuele assistent kan deze taak overnemen. Vaak stelt een virtueel assistent bijvoorbeeld documenten op of hij of zij bereidt rapporten voor. Deze taken worden door een virtueel assistent in de meeste gevallen nauwkeurig uitgevoerd, waardoor je kan rekenen op goede kwaliteit. Daarnaast kan een virtuele assistent ook zakenreizen of vakanties plannen. Het plannen van dit soort reizen kan ontzettend complex zijn, waardoor het voor zowel werkgevers als werknemers een geruststelling is als een extern persoon deze taak wil opnemen.

Het beheren van social media is een belangrijke taak

De bovengenoemde taken zijn vaak administratieve klusjes. Naast de administratieve klussen kan een virtuele assistent nog andere taken doen, zoals het beheren van de sociale media. Je kunt namelijk een dagtaak hebben aan het beheren van alle social media kanalen van jouw bedrijf. Bovendien is het belangrijk dat je consistent bent en niet van afwezigheid schittert op social media. Een virtueel assistent kan jou of jouw bedrijf daar gelukkig heel goed bij helpen. Zo kan een virtuele assistent bijvoorbeeld een planning maken, de reacties beheren en de prestaties van alle sociale media kanalen in de gaten houden en analyseren. Het beheren van social media is een belangrijke taak. Het is daarom van essentieel belang dat je goed weet wie jij als virtuele assistent inzet.

Het uitvoeren van onderzoek kun je ook uit handen geven

Je kunt er ook voor kiezen om het uitvoeren van onderzoek uit handen te geven. Dit betekent dat een virtuele assistent bijvoorbeeld onderzoek kan uitvoeren voor projecten, zakelijke beslissingen of presentaties. Het is algemeen bekend dat het uitvoeren van onderzoek vaak lang duurt. Met andere woorden, onderzoek doen is zeer tijdrovend. Gelukkig kun je deze taken uitbesteden aan een virtuele assistent. Hij of zij kan het onderzoek voor je doen, samenvattingen of rapporten bijvoorbeeld opstellen of relevante informatie verzamelen voor een bepaald onderzoek. Dit zorgt ervoor dat jij sneller te werk kan gaan. Je hoeft dus niet het gehele onderzoek uit handen te geven. Je kunt er dus ook voor kiezen om de opzet van het onderzoek door een virtuele assistent uit te laten voeren.

Klantenservice en support taken niet meer op locatie

Bovendien kun je ervoor kiezen om taken zoals klantenservice en support uit te besteden. De laatste paar jaren is het populair geworden om dit soort taken niet meer op locatie uit te voeren door werknemers. Het is namelijk veel lucratiever om dit soort taken door externe werknemers uit te laten voeren op externe locaties. Zo kan een virtuele assistent bijvoorbeeld ondersteuning bieden op het gebied van klantenservice via telefoon, e-mail of chat. In de meeste gevallen kunnen virtuele assistenten namelijk op afstand de vragen beantwoorden of de problemen oplossen. Dit bespaart jou als werkgever weer enorm veel tijd en bovendien ook geld. Wist je dat het inzetten van een virtuele assistent voor dit soort zaken ook de efficiëntie van de klantenservice een boost geeft?

De taken facturering en boekhouding uitbesteden

Heb je een eigen bedrijf, maar ben je geen fan van financiën en alles eromheen? Dan is het aan te raden om een virtuele assistent te regelen voor het bijhouden van financiële gegevens. Wanneer je hier namelijk weinig tot geen verstand van hebt, kan het ontzettend tijdrovend zijn. Gelukkig zijn er virtuele assistenten die deze taken heel graag voor jou uitvoeren. Taken die virtuele assistenten in de meeste gevallen uitvoeren zijn het opstellen van facturen en het verwerken van rekeningen en betalingen bijvoorbeeld. Het is wel belangrijk dat je een virtuele assistent inschakelt die ervaring heeft. Je zult merken dat je met het inzetten van een VA voor dit soort taken ontzettend veel energie en tijd bespaart.

Je hebt geen tijd voor je persoonlijke taken

Het kan weleens voorkomen dat je geen tijd hebt om persoonlijke taken af te maken. Gelukkig kun je virtuele assistenten ook voor persoonlijke taken inschakelen. Virtuele assistenten zijn vaak gespecialiseerd in zowel zakelijke als persoonlijke taken. Zo kan een virtuele assistent bijvoorbeeld reisarrangementen maken, cadeaus kopen en afspraken regelen. Doordat je deze taken niet meer zelf hoeft te doen, houd je ruimte en tijd vrij voor ontspanning. Het is namelijk belangrijk dat je naast je werk ook tijd vrijmaakt voor ontspanning en soms heb je daar even hulp bij nodig! Je kunt een virtuele assistent dus voor verschillende doeleinden inschakelen.

Kun jij ook wel wat ondersteuning gebruiken zodat je je kan focussen op de dingen die je echt leuk vind? Klik dan hier om te zien wat ik voor jou kan betekenen.